RSS

Cara Membuat Mail Merge Gambar

11 Okt

Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian atau kartu anggota yang berisi foto, serta surat dengan gambar tanda tangan, dan sebagainya.
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang berisi gambar dengan sumber data dari Microsoft Excel.
Berikut cara membuatnya.

Mail Merge Gambar dengan Word Excel - Computer 1001


I: Membuat Data Source MS Excel dan Dokumen Master di MS Word


Langkah-langkah:

  1. Siapkan terlebih dahulu file gambar untuk katalog dan simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge.
    File Gambar untuk Mail Merge
  2. Buat data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format Excel 97 – 2003 (.xls) dengan nama menu. Pastikan Nama Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.
    Data Source Excel untuk Mail Merge Gambar
  3. Buka dokumen baru Word 2007 atau 2010. Buat dokumen master berupatabel dengan data berikut dan simpan dalam format Word 97 – 2003 (.doc).
    Dokumen Master Mail Merge Gambar
    Catatan: dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 – 2003 karena fitur IncludePicture yang akan digunakan pada mail merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

Tahap II: Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master


Langkah-langkah:

  1. Di dokumen master MS Word, Mailings tab, grup Start Mail Merge, klikStart Mail Merge dan pilih Directory.
  2. Sekarang kita akan menyisipkan data source. Pada Mailings tab, grupStart Mail Merge, klik Select Recipients.
  3. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open.
  4. Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor di samping tulisan Kode:.
    Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Kode.
  5. Lakukan hal yang sama pada Snack: dan sekarang tampilan dokumen akan seperti gambar berikut.Merge Field di Dokumen Master Mail Merge Gambar
  6. Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
  7. Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari lokasi gambar.
  8. Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link to File.Link-to-file Mail Merge Gambar
  9. Tampilannya adalah seperti gambar berikut ini.Tampilan gambar yang disisipkan di dokumen master mail mergePerbesar ukuran gambar dengan cara: pada Picture Tools, Format tab,Size grup, perbesar nilai Height atau Width.Perbesar Ukuran Gambar untuk Mail Merge
  10. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
  11. Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file adalah roti. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.Hapus nama file gambar mail merge
  12. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (roti) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilihNama_Gambar.
  13. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.Sisipkan merge field mail merge gambar
  14. Pilih teks “{MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.Highlight field nama gambar mail merge
  15. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.Ketik IF TRUE pada kode field mail merge gambar
  16. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.Tampilan record-1 hasil mail merge gambar di dokumen master
  17. Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
  18. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilihEdit Individual Documents, klik All dan OK.
  19. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru adalah seperti gambar berikut.Hasil akhir mail merge gambar di dokumen baru
 
6 Komentar

Ditulis oleh pada 11 Oktober, 2014 in Tak Berkategori

 

6 responses to “Cara Membuat Mail Merge Gambar

  1. angga

    13 Desember, 2014 at 3:47 am

    Mas Kenapa ketika di preview result gambarnya gak tampil??kode2 nya udah sesuai semua

     
  2. Mazay Jbs

    26 April, 2015 at 6:22 am

    Alhamdulillah berhasil
    makasih gan……

     
  3. Purwaka

    22 Juni, 2015 at 6:17 am

    Terima kasih pak, sukses di coba, bisa dipakai untuk buat katalog , mantab ilmu yang di share pak, kalau boleh ilmuanya mau saya post ulang, tetep sumber dari blog anda🙂

     
  4. kirom

    13 Juli, 2015 at 7:27 am

    gmna caranya agar foto sesuai ukuran tabel pada ms wordnya?

     
    • Zaenal Arifin, S.Kom

      3 September, 2015 at 2:15 am

      Sepertinya ndak bisa, solusinya ukuran fotonya saja yang disesuaikan dengan tabel Ms Wordnya.

       

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: